Automatische Benachrichtigung per Mail
Sie können bei jedem Formular jeweils eine automatische Benachrichtigung per E-Mail versenden. Sie können sowohl eine automatische Bestätigung an den Übermittler des Formulars senden ( ID: "email_confirmation") als auch eine automatische Benachrichtigung an die Organisation selbst, um sie zu informieren, welche Daten übermittelt wurden (ID: "email_notification").
Klicken Sie nun bei dem Formular, bei dem Sie ein eine automatische E-Mail hinterlegen wollen auf "build".
Klicken Sie auf die Registerkarte "Einstellungen" und wählen Sie dann "E-Mail/Händler".
Standardmässig sind nun die 2 Typen der automatischen E-Mail, welche hinterlegt werden können aufgelistet. Sie können nun die bestehende Vorlage "Bearbeiten" oder "Duplizieren".
Automatische Benachrichtigung an die Organisation
Klicken Sie nun bei der Vorlage, bei der "email_notification" steht auf "bearbeiten".
Bei den allgemeinen Einstellungen können Sie den internen Namen ändern.
Unter "SENDEN AN" können Sie einstellen, wer die E-Mail erhalten soll.
Standardmässig ist dort "[site:mail]" eingetragen. Dies bedeutet, dass die E-Mail an die E-Mail-Adresse, welche bei der Website hinterlegt wurde, gesendet wird.
Sie können auch eine andere E-Mail-Adresse hinterlegen, in dem Sie "Custom To email address" wählen und im unten stehenden Feld die E-Mail-Adresse eingeben.
Unter "SEND FROM" können Sie einstellen, von dem Sie die E-Mail erhalten.
"Ihre Email-Adresse (mail)" = E-Mail-Adresse des Übermittlers des Formulars
"Custom Absendername..." = Name des Übermittlers des Formulars*
* Damit es den Vornamen automatisch zieht [webform_submission:values:first_name:raw] eintragen
* Damit es den Nachnamen automatisch zieht [webform_submission:values:last_name:raw]
Bei "MESSAGE" können Sie nun den Inhalt des E-Mails aufsetzen.
Beim Betreff steht standardmässig "Betreff (subject)".
Beim "Body" steht standardmässig "Custom body...". *
Sie können einen eigenenText eingeben. Um alle übermittelten Webform-Daten mit der Email zu erhalten, tragen Sie [webform_submission:values] ein.
Unter "Verfügbare Token durchsuchen" stehen Ihnen weitere interessante Token zur Verfügung, welche Sie mit einer eckigen Klammern in den Inhalt einfügen können. Z.B. wenn Sie wissen wollen, auf welcher Seite das Formular übermittelt wurde, können Sie [current-page:url] im Inhalt platzieren.
Unter "INCLUDED EMAIL VALUES" können Sie angeben, welche Daten des Endnutzers übermittelt werden sollen und sie mit einem Hacken de-/aktivieren.
Automatische Bestätigung an den Übermittler des Formulars
Klicken Sie nun bei der Vorlage, bei der "email_confirmation" steht auf "bearbeiten".
Bei den allgemeinen Einstellungen können Sie den internen Namen ändern.
Unter "SENDEN AN" können Sie einstellen, wer die E-Mail erhalten soll.
Standardmässig ist dort "Ihre Email-Adresse(email)" eingetragen. Dies bedeutet, dass die E-Mail an den Übermittler des Formulars gesendet wird.
Unter "SEND FROM" können Sie einstellen, von wem die Email gesendet werden soll.
Z.B. könnten Sie es folgendermassen einrichten:
- [site:mail]= Emailadresse, welche bei der Website hinterlegt wurde
- [site:name] = Name der Website
Definieren Sie den Inhalt der Mitteilung unter "MESSAGE"
a.) Beim Betreff können Sie "Custom subject" wählen und unten einen Text eingeben.
b.) Beim "Body" können Sie "Custom body..." wählen.
c.) Sie können einen Text eingeben.
Achtung: Senden Sie keine Inhalte von freien Formularfeldern an den Absender. SPAM-Bots können ansonsten das Formular zum Versenden von SPAM-Mails an beliebige "Empfänger" verwenden, indem sie deren Adresse als Absender angeben.
Technischer Einblick
Verwenden Sie nur Absender-Adressen welche gemäss Spam-Regeln erlaubt sind. Häufig muss der Server dafür freigeschaltet werden. Dafür sind z.B. Anpassung an den DNS SPF Regeln nötig.
Ansonsten kann es vorkommen, dass das Mail im Spam-Ordner landet oder gar nicht ankommt. Kontaktieren Sie uns bei Unsicherheiten.